引き継ぎやマニュアルが劇的に分かりやすくなる──“順番の再設計”を促す問いかけ【Prompt.080】

「ちゃんと伝えたつもりなのに、全然伝わっていなかった……」
そんな経験、誰しも一度はあるのではないでしょうか？

特に業務の引き継ぎや、作業の説明をするときにありがちなのが、「自分はわかっているけど、相手がつまずく」問題。
このズレの原因の多くは、「説明の順番が自分視点」になっているからです。

そこで有効なのが、「他者が実行するなら、どんな順番で説明すれば一番わかりやすいか？」というシンプルな問い。
このプロンプトが、説明の質をガラッと変えてくれます。

---

【プロンプト情報】

【フェーズ4：設計・戦略策定 × 技術5：言語化と評価】

想定される状況：
他者視点でプロセスを整理し直したいとき

プロンプト：
この手順を別の人が実行する場合、どのような順序で説明すれば最も分かりやすいでしょうか？

期待される結果：
他者に伝わる視点で手順が整理され、説明や引き継ぎの精度が高まる。

---

1. 背景の解像度

現代の仕事では、一人で完結する作業はほとんどありません。チームでの協働が前提です。
だからこそ、「伝わる説明」や「引き継げる手順」がとても重要になります。

ところが現場ではよくこんなことが起きます。

• 「マニュアルがあるのに、なぜか間違える人がいる」
• 「一度説明したのに、同じ質問が何度も来る」
• 「手順通りにやってもらえず、やり直しが発生する」

これは、相手が理解力に欠けているのではなく、説明の構造が“自分目線”で組み立てられているからかもしれません。

このズレをなくすカギが、「順番の再設計」です。

---

2. プロンプトの構造理解

この手順を別の人が実行する場合、どのような順序で説明すれば最も分かりやすいでしょうか？

この問いがもたらす最大の変化は、“自分が知っている順番”から、“相手が理解しやすい順番”へと視点を移せることです。

たとえば、自分が経験者として慣れている作業の説明は、自然と「先に頭の中の全体像を伝えたくなる」傾向があります。
でも、相手が初学者なら、最初に「いま何をするのか」だけを具体的に伝えた方が、理解しやすいのです。

このプロンプトは、以下のような思考の変化を促します：

• 手順を客観的に見直す
• 相手の前提知識や混乱ポイントを想定する
• 実行者目線での「つまずきやすさ」を事前に減らす

つまり、説明が「独りよがり」から「相手中心」へと進化するのです。

---

3. 活用シーン・事例（2つ）

事例1：業務引き継ぎ書の改善

Before：
ベテラン社員が退職する際、手順書を残したが、後任が「どこから手をつければいいかわからない」と混乱。実行までに時間がかかった。

プロンプト活用：
「この作業を他の人がやるとして、一番わかりやすい説明順はどれか？」と問い直した。

After：
「目的 → 使う道具 → よくある失敗例 → 手順の本体 → チェックポイント」という流れに再構成。
新任でも迷わず業務をスタートできるようになり、業務の移行がスムーズに進んだ。

---

事例2：イベントスタッフへの事前説明

Before：
イベント当日、運営メンバーに説明したが、案内や対応にばらつきが出て、来場者から不満が出た。

プロンプト活用：
「この説明を他の人が初めて聞くとしたら、どの順番で伝えれば理解しやすい？」と見直し。

After：
「全体の流れ→個人の役割→よくある質問→緊急時の対応」の順にスライドを組み直した。
全員の理解がそろい、トラブル対応の精度も向上。イベントの評価も高まった。

---

4. 応用・再設計の可能性

このプロンプトの強みは、あらゆる「説明が必要な場面」に応用できることです。

● 社内マニュアルのリライト

• 技術部門の手順書
• バックオフィス業務のフロー
• 社内FAQやオンボーディング資料

「誰が読んでもわかるか？」という視点で見直すことで、属人化の壁を壊すことができます。

● 授業やプレゼン資料の構成

先生や講師が自分視点でスライドを作ると、内容が前後して混乱を招くことも。
「受け手にとっての分かりやすさ」を基準に順序を再設計すれば、理解度はぐんと高まります。

● 保護者向けや社外説明の準備にも

例えば、学校や企業が方針を伝える際にもこの問いは有効です。
「内部の人には当たり前」でも、外部の人には意味不明な言葉や手順が多いもの。
順番を工夫するだけで、信頼や納得感が大きく変わります。

---

5. 最後に（締め）

伝えることの本質は、**「わかりやすい」よりも「伝わるかどうか」**です。

そのためには、プロセスを他人の視点で再設計するという一歩が必要です。

この手順を別の人が実行する場合、どのような順序で説明すれば最も分かりやすいでしょうか？

このシンプルな問いは、「自分が知っていること」と「相手に伝わること」の間にある見えない壁を、やさしく取り払ってくれます。

誰かに何かを伝える場面があるすべての人にとって、このプロンプトは“必携のレンズ”です。

今日あなたが誰かに説明することがあれば、
その順番、いま一度見直してみませんか？

その小さな一手間が、成果を左右する大きな違いになるかもしれません。