使い回せる文章は「型」から生まれる──テンプレート化で伝達力と時短を両立する方法【Prompt.098】

「毎回説明文を考えるのがしんどい…」
「前に書いたあれ、また使えないかな？」
そう思いながら、似たような内容をゼロから書き直していませんか？

特に社内報告、提案文、メール文、研修マニュアル、さらにはブログやSNS投稿まで──
使い回せたら絶対に効率が上がるのに、なぜか“再利用しにくい”。

実は、その原因は「構造」ではなく「文章の整え方」にあります。
そこで役立つのが、今回ご紹介する“汎用化”のためのプロンプト。
文章をテンプレート化し、誰でも何度でも使い回せる状態にするための問いです。

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プロンプト情報

【フェーズ5：実装・言語伝達 × 技術5：言語化と評価】

想定される状況：
汎用的に使い回せるように文章を整形したいとき

プロンプト：
この説明を“汎用的なテンプレート文章”に書き直すとしたら、どのような形になりますか？

期待される結果：
状況に応じて内容を差し替えられる構造になり、使い回しや共有がしやすくなる。

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1. 背景の解像度：なぜ“使い回しづらい文章”が増えるのか？

今の仕事環境では「効率よく伝える」ことが求められる一方、
文章のやりとりはますます複雑になっています。

• 案件ごとに言い回しが違う
• 人ごとに文章の癖が強い
• 過去の資料を再利用しようとしても、構成がバラバラで使えない

その理由の多くは、「個別最適な文章」が多すぎること。
その場では通じても、他の人や他の場面には転用しにくい。

この“文章の属人化”は、情報共有や教育コストをじわじわと上げていきます。
だからこそ必要なのが、「何度も使えるテンプレート文章」の設計です。

このプロンプトは、それを実現する最初のスイッチになります。

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2. プロンプトの構造理解：テンプレ化とは「空欄をつくる技術」である

この説明を“汎用的なテンプレート文章”に書き直すとしたら、どのような形になりますか？

この問いは、文章に対して「空欄をつくる」作業を促します。
つまり──

1. 固定されている“伝えるべき構造”を残す
2. 可変する“内容”や“条件”を入れ替え可能な形にする
3. 誰が読んでも再利用しやすいフレームになる

たとえば、以下のように文章が再設計されます。

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Before：
「当社では2024年6月に行った業務改善プロジェクトによって、営業チームの訪問件数が月間150件から180件に増加しました。」

After（テンプレート化）：
「当社では【○○年○月】に行った【施策名】によって、【対象部門】の【KPI名】が【旧数値】から【新数値】に増加しました。」

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このように「差し替えできる構造」に変えることで、

• 汎用性が上がる
• 書き手が迷わない
• 読み手が理解しやすくなる

という、伝達力と効率の両立が可能になります。

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3. 活用シーン・事例（2つ）

【事例①】毎回ゼロから説明していた導入事例文をテンプレ化

Before：
「ある製造業の企業様にて、物流のリードタイムが短縮できた成功事例をご紹介します…（個別に都度書いていた）」

After：
「【業種】の【企業区分】に導入した事例では、【対象部門】において【改善指標】が【変化量】改善されました。」

→ 成果が出てから毎回の事例文を流用可能に。
外注ライターへの指示も「このフォーマットに当てはめて」と共有でき、作業時間が40％削減。

使ったプロンプト：
→「汎用的に書き直すとしたら？」と自問したことで、文章の再利用化が実現。

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【事例②】社内マニュアルの注意文が毎回長文化

Before：
「この処理はとても繊細なので、急がず確認しながら丁寧に行ってください。
誤処理が発生するとその後の処理が止まります。」

→ 書き手によって表現がバラバラで、伝達ムラがあった。

After：
「この処理は【特性】のため、必ず【注意点】を守ってください。
違反した場合、【起きうる影響】が発生します。」

→ すべての注意文をテンプレ化し、内容だけ差し替えて統一感を保持。
読み手の理解度も向上し、トラブルが減少。

使ったプロンプト：
→「どのようにすれば汎用的に書けるか？」という視点で全体を見直し、テンプレート文章に変換。

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4. 応用・再設計の可能性

このプロンプトは、文章以外にも以下のような場面で応用できます：

• SNS投稿：「導入→主張→根拠→まとめ」を汎用構造で再利用
• お客様対応メール：「定型＋可変要素」のハイブリッド構成
• 会議用アジェンダ：「会議目的・参加者・議題・決定事項」の差し替え式文面
• 採用説明会のプレゼン：「会社概要→文化→制度→応募フロー」をテンプレート構造化

さらに、プロンプトを以下のように再構成することで、応用範囲が広がります。

• 「この文章を“誰でも使えるように整える”には？」
• 「どの部分を空欄にすれば、何度でも使える形になるか？」
• 「内容を変えても“伝えたいこと”が変わらない構造とは？」

テンプレート化とは、単なる「定型化」ではなく、
“伝えたい構造の核”を抽出し、あらゆる文脈に耐えられるよう設計する技術です。

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5. 最後に（締め）

文章を汎用的にするとは、「思考の再利用」ができる状態をつくることです。
書いた内容そのものではなく、“構造のエッセンス”を使い回せるようにする。
それによって、説明の精度は上がり、作業スピードも加速します。

この説明を“汎用的なテンプレート文章”に書き直すとしたら、どのような形になりますか？

この問いを通じて、一度作った文章が「一度きりの資産」ではなく、
「何度でも価値を発揮する道具」に変わります。

ぜひ今ある説明文、プレゼン資料、営業文書などにこのプロンプトを当ててみてください。
伝える力と、使い回す力。両方を手に入れられるのが、この一問のすごさです。