情報整理が苦手な人こそ使うべき──「固定化」と「入力欄」で生まれる再利用の設計術【Prompt.099】

「これ、また使いたいけど、どこを直せばいいか分からない……」
「説明は書いたけど、次に誰かが使うときに迷わないか心配」
そう感じたことはありませんか？

一度まとめた説明や資料、せっかくなら何度も使い回したい。
でも実際は「その人しか分からない文章」「都度書き直しになる構成」が多く、
再利用のたびにストレスが生まれがちです。

今回ご紹介するプロンプトは、そんなモヤモヤを一気に解消してくれる“型づくり”の鍵になります。
次に使う人の視点に立って、「情報をどう整理すべきか？」を設計する問いかけです。

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プロンプト情報

【フェーズ5：実装・言語伝達 × 技術5：言語化と評価】

想定される状況：
再利用しやすいように情報の型を整えたいとき

プロンプト：
この説明を2回目以降に使う人が楽になるようにするには、
どの部分を“固定化”し、どの部分を“入力欄”にすべきですか？

期待される結果：
説明文が汎用性の高いフォーマットとして整理され、再利用や共有がスムーズになる。

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1. 背景の解像度：情報の「共有されにくさ」は“構造の曖昧さ”から始まる

多くの現場で起きている「再利用のストレス」は、
実は“情報の並び方”や“可読性”の問題であることがほとんどです。

• どこが毎回変わる部分なのか分かりにくい
• 修正すべき箇所が文中に埋もれていて探しにくい
• 説明に書き手のクセが出すぎていて、他人が使いづらい

こういった問題は、「文章力」ではなく「構造力」の問題です。
そしてこの構造力は、次に使う人の視点を持つだけで、誰でも高めることができます。

このプロンプトが促すのは、まさにその“他者視点による整理力”。
一度まとめた内容を、「次の人が困らないように整える」ための問いかけなのです。

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2. プロンプトの構造理解：「固定化」と「入力欄」のデザインは、実は思いやり

この説明を2回目以降に使う人が楽になるようにするには、
どの部分を“固定化”し、どの部分を“入力欄”にすべきですか？

このプロンプトによって生まれる設計思考は、以下の3つです。

① 情報を“定型パーツ”として見る

説明文を「一続きの文」ではなく、「パーツの集まり」として捉え直すことで、
再利用時の手直しが圧倒的にラクになります。

② 誰が見ても分かる“型”をつくる

形式が統一されることで、複数人での共有や引き継ぎがスムーズに。
たとえば「箇条書き」や「入力欄形式」にすれば可視性が一気に高まります。

③ 差し替えるだけで使える“汎用フォーマット”になる

「この3カ所だけ入れ替えればOK」という状態をつくることで、
現場での時短効果はもちろん、ストレスも大幅に減らせます。

このように、「思いやり × 構造」の視点を持つことで、情報は使いやすく再設計されるのです。

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3. 活用シーン・事例（2つ）

【事例①】社員向け研修説明文の整形

Before：
「〇〇研修は、〇月〇日13:00より本社会議室にて実施します。対象は今年度入社の新入社員です。」

→ 日時や対象がバラバラに書かれており、毎回の修正に手間がかかる。

After：
固定化パーツ：

• 文頭構成（「〇〇研修は、」）
• 開催場所、時間フォーマット（「〇月〇日○○時より○○にて実施します。」）

入力欄：

• 研修名
• 実施日
• 開始時間
• 対象者

テンプレート化例：
「【研修名】は、【実施日】【開始時間】より【開催場所】にて実施します。対象は【対象者】です。」

→ 誰が使ってもミスなく差し替えできるように。

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【事例②】プロジェクト報告テンプレートの再構築

Before：
「先週はA社との初回打ち合わせを行いました。そこでBの仕様変更の依頼があり、次回会議での確認事項となりました。」

→ 文体が自由すぎて、情報の取り出しに毎回手間がかかる。

After：
固定化：

• 報告の枠組み（「先週の実施内容」「発生事項」「次回予定」）

入力欄：

• 実施したイベント内容
• クライアント名
• 起きた変更依頼
• 次の予定

テンプレート化例：

• 【実施内容】：〇〇を行いました。
• 【発生事項】：△△の依頼がありました。
• 【次回予定】：□□を確認予定です。

→ 誰が書いても同じ構成になり、読み手が迷わなくなった。

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4. 応用・再設計の可能性

このプロンプトは、業務だけでなく教育・コンテンツ制作・顧客対応など
「再利用される情報」を扱うあらゆるシーンで使えます。

• マーケティング施策レポート：「目的・ターゲット・施策内容・結果」だけ入力
• 採用候補者の面接記録：「氏名・日程・評価ポイント・懸念事項」の入力欄を固定化
• 社内共有用ナレッジ：「タイトル・背景・やったこと・結果・学び」の型をテンプレに

さらに、次のような応用プロンプトへ発展させることもできます。

• 「この内容を毎回使いやすくするには、どこを変数にすべきか？」
• 「使い回すときに“悩むポイント”はどこか？」
• 「次の人が“迷わず使える状態”にするには、どんな設計が必要か？」

つまりこの問いは、単なる整形ではなく「使われる情報の設計」そのものなのです。

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5. 最後に（締め）

“よく使う説明文”や“毎回発生する伝達”ほど、放っておくとストレスになります。
だからこそ、「どうすれば次の人が迷わないか？」という視点を、
今ここで持ってみてください。

この説明を2回目以降に使う人が楽になるようにするには、
どの部分を“固定化”し、どの部分を“入力欄”にすべきですか？

この問いひとつで、あなたの情報は「一度限りの文」から、
「いつでも誰でも使える仕組み」に変わります。

書いたことを、価値ある“型”として残す。
その一歩が、情報を「資産」に変えていく力になるのです。